With Torben Fabrin
CIO, Arla
Med Torben Fabrin
CIO, Arla
From robotics in the administration to virtual assistants ready to chat over Skype, digitalization is
everywhere in Arla. Data from a myriad of sources are crunched in an analytics powerhouse, which among other things
has cut the time it takes to predict milk intake from three weeks to one hour. IoT sensors alert the supply chain
in real-time, allowing them to optimize deliveries before supermarket milk coolers begin to run low. And from the
CEO and down, virtual meetings and digital collaboration through Office 365 is the norm.
– Arla want to go digital across our processes, both on the customer side and internally. In 2018, our focus has
been on our internal processes. We have cut costs significantly by implementing robotics in various places,
especially administration, where a lot of our labor-intensive tasks have been automated at this point. And only a
third of those savings are directly from labor cost. Another third comes from a higher degree of standardization
and the last third from increased productivity through automation. So, there is a lot of support to digitalize as
much as possible, says CIO Torben Fabrin.
Fra robotter i administrationen til virtuelle assistenter klar til at Skype-chatte. Digitaliseringen er alle vegne i
Arla. Data fra myriader af kilder behandles i et analytisk kraftcenter, som blandt andet har forkortet den tid, det
tager at forudse mælkeforbruget fra tre uger til én time. IoT-sensorer alarmerer supply-chainen i realtid, hvilket gør
det muligt at optimere leveringer, før supermarkedets kølemontre begynder at løbe tør. Og fra CEO’en og videre ned
gennem organisationen er virtuelle møder og digitalt samarbejde gennem Office 365 normen.
– Arla vil være digitale i alle vores processer, både på kundesiden og internt. I 2018 fokuserede vi på vores interne
processer. Vi har skåret kraftigt i udgifterne ved at implementere robotics forskellige steder – specielt i
administrationen, hvor en stor del af vores arbejdstunge opgaver på er ved at være automatiserede. Og kun en tredjedel
af besparelserne kommer direkte fra lønudgifter. En anden tredjedel kommer fra en højere grad af standardisering, og
den sidste tredjedel kommer fra øget effektivitet i produktionen gennem automatisering. Så der er stor opbakning til at
digitalisere så meget som muligt, lyder det fra CIO Torben Fabrin.
Two years ago, Arla made the strategic decision to switch to agile development, and for the past year, all
IT projects have been 100% agile. This means that all internal stakeholders and external contractors and
consultants must be ready to commit fully to the intensive and highly focused way of working as well as speak the
“agile” language. Or, as the saying in Arla goes, according to Torben Fabrin: “Once the agile release train starts
moving, you are either on it or under it.”
And according to the metrics, Arla’s agile train is an express train. Since the switch to agile, development time
has been cut in half.
– We track time from approved budget to go-live of the first minimum viable product. And since we switched to
agile, that time has dropped from an average of 10 months to 4½. Development time is not a new metric, but it gets
more attention now than it did before, says Torben Fabrin.
You might suspect that the increase in speed has a negative influence on quality, but according to Torben Fabrin,
that’s not the case:
– I find that we are better at getting it right the first time, since all stakeholders (be it colleagues or
external customers) are involved from the outset. And if we miss the mark, we realize it faster and can adjust
accordingly. The one metric where we are a bit behind is “deliver as promised”. The budget is fixed, and if we get
overly optimistic, there is no extra money. In these situations, it is a big advantage to have the rest of the
business closely involved. That means that the other stakeholders usually understand the consequences of the
changes and can prioritize from there, if we need to adjust the scope.
For to år siden foretog Arla en strategisk beslutning om at skifte til agil udvikling, og i det seneste år
har alle it-projekter været 100 procent agile. Det betyder, at alle interne stakeholders og eksterne leverandører
og konsulenter skal være forberedte på at forpligte sig fuldt ud til den intensive og højt fokuserede måde at
arbejde på, ligesom de også skal kunne tale med på ”det agile sprog”. Eller som man ifølge Torben Fabrin siger i
Arla: ”Når først det agile release-tog ruller, så er du enten med det eller under det.”
Og ser man på tallene, er Arlas agile tog et eksprestog. Siden skiftet til den agile metode, er udviklingstiden
blevet halveret.
– Vi måler på tiden fra godkendt budget til go-live af det første minimum viable product. Og siden skiftet til den
agile metode, er tiden faldet fra gennemsnitligt 10 måneder til 4,5 måned. Udviklingstiden er ikke en ny KPI, men
den får mere opmærksomhed nu end tidligere, fortæller Torben Fabrin.
Man kunne måske tro, at det øgede tempo har haft en negativ indflydelse på kvaliteten, men ifølge Torben Fabrin er
det ikke tilfældet:
– Jeg oplever, at vi er blevet bedre til at ramme rigtigt i første forsøg, fordi alle stakeholders (kolleger såvel
som eksterne kunder) er involveret fra start. Og hvis vi misser målskiven, så indser vi det hurtigere og kan
justere derefter. Den ene KPI, hvor vi er en smule bagefter, er “levering som aftalt”. Budgettet er sat på forhånd,
så hvis vi er en smule overoptimistiske, bliver der ikke bare tilført ekstra midler. I sådanne situationer er det
en stor fordel at have resten af forretningen tæt involveret i processen. Det betyder, at de andre stakeholders som
regel forstår konsekvenserne af ændringerne og kan prioritere derefter, hvis vi skal justere projektets scope.
A dedicated sponsor is a necessary requirement for any IT project in Arla, and equal measures of
commitment from both IT and the sponsor is the key to success. As an example, Arla seeks to challenge the mindset
of fixed status meetings, where a project can be rushed or delayed to suit a stakeholder’s calendar. Instead, the
project teams run demos at 14-day intervals, which the stakeholders can attend.
– We never enter projects blindly, because there is a lot of money at stake. So, if we launch a digital project, we
need the subject matter experts to be fully focused and ready to have IT dedicate the necessary resources. Where
things go wrong is when you are overworked and only able to spare a day of the week to a project. We prefer to
limit our staff to one project at a time, and the maximum is two, Torben Fabrin says, and continues:
– The close relationship between sponsor and IT team also rubs off on the adaptation of the agile method throughout
Arla. We have developed a common language and gotten a confidence boost that supports the transformation to other
areas of the organization. Three of the people who were instrumental to implementing the agile method in IT, are
now assigned to our major Calcium-program. If we can successfully export the model, perhaps Arla will one day
develop new dairy products in the same way as we run IT projects.
En dedikeret projektsponsor er et nødvendigt krav i alle it-projekter i Arla, og lige dele engagement fra både it og
sponsoren er nøglen til succes. Som et eksempel udfordrer Arla tankegangen om faste statusmøder, hvor et projekt kan
blive hastet igennem eller forsinket for at passe ind i en stakeholders kalender. I stedet kører Arlas projekthold
demoer hver 14. dag, som stakeholderne kan deltage i.
– Vi går aldrig blinde ind i projekter, for der er mange penge på spil. Så hvis vi lancerer et digitalt projekt, har vi
brug for, at vores subject matter experts, der er medarbejdere med domæneviden, er fuldt fokuserede, mens it skal være
klar til at dedikere de nødvendige ressourcer. Tingene går galt, når man er overbebyrdet og kun kan afse en enkelt dag
om ugen til projektet. Vi foretrækker kun at afsætte vores medarbejdere til ét projekt ad gangen og maksimalt to, lyder
det fra Torben Fabrin som uddyber:
– Det tætte samarbejde mellem projektsponsoren og it-teamet har også en afsmittende effekt på tilpasningen til den
agile metode i hele Arla. Vi har udviklet et fælles sprog og fået et selvtillidsboost, som understøtter
transformationen ud i andre dele af organisationen. Tre af de medarbejdere, som deltog i implementeringen af den agile
metode i it, er nu placeret i vores store Calcium-program. Hvis vi med succes kan eksportere modellen, så vil Arla
måske en dag udvikle nye mejeriprodukter på samme måde, som vi driver it-projekter.
For a digital idea to get selected for testing, it needs a strong business owner who believes in the
potential. The business owners must dedicate their sharpest subject matter experts to the project for a maximum of
three months. That's the framework for all the experiments: A maximum duration of three months and a maximum budget
of 500,000 DKK.
– The limited scope and budget make it easier to get approval to rapidly test whether an idea has potential. That
also means it is OK to fail. And when we can demonstrate a 15% increase in baggage handling capacity, like we did
with our AI project, management is very eager for us to launch even more pilots.
When considering which opportunities to pursue, it's important to prioritize, but also to spot if a rejected tech
matures to a viable state. So CPH has set up a scouting function tasked with keeping a tap on the technologies the
airport is not actively working with. Like drone technology, which has the potential to disrupt the cargo business,
but does not currently fit into CPH’s strategic focus.
Hvis en digital ide skal udvælges til test, er det afgørende, at den har en stærk forretningsejer, der
tror på potentialet. Forretningsejeren skal dedikere sine skarpeste fageksperter til projektet i en periode på
højst tre måneder. Det er rammen for alle forsøg: En maksimal varighed på tre måneder og et maksimumsbudget på
500.000 kr.
– Det begrænsede scope og budget gør det lettere at få godkendelse til hurtigt at teste om en ide har potentiale.
Det betyder også, at det er ok at mislykkes. Og når vi kan demonstrere en 15 procents stigning i
bagagehåndteringskapaciteten, ligesom vi gjorde med vores AI-projekt, er ledelsen meget ivrig efter at lancere
endnu flere pilotprojekter.
Når man overvejer hvilke muligheder, der skal efterstræbes, er det vigtigt at prioritere, men det er også vigtigt
at følge med i, om en ellers afvist teknologi modner og bliver anvendelig. Derfor har CPH oprettet en
”rekognosceringsfunktion”, der holder øje med de teknologier, lufthavnen ikke arbejder aktivt med. Det gælder for
eksempel droneteknologi, som har potentiale til at disrupte cargo-branchen, men ikke i øjeblikket passer ind i
CPH’s strategiske fokus.
If an Arla employee needs assistance, they can ask the virtual assistant Claudia over Skype. Claudia is just one of the ways in which Arla is working to continuously automate internal processes.
Arla has invested great efforts into getting the entire organization to work with digital tools, centered around Office 365. This includes hosting drop-in training sessions for around 6,000 employees, where they could familiarize themselves with tools like Yammer and Microsoft Teams.
Scale your data flows and analytics, so you use the data to drive decisions, not just for reporting.
Go all-in on agile and export the agile way of thinking to the rest of the organization.
Experiment with new technology. You don’t have to be a first-mover, but if you wait until a tech is fully mature, you will be behind your competitors.
Hvis medarbejdere i Arla har behov for hjælp, kan de spørge den virtuelle assistent Claudia via Skype. Claudia er blot en af måderne, hvorpå Arla konstant arbejder med at automatisere interne processer.
Arla har satset stærkt på at få hele organisationen til at arbejde med digitale værktøjer, der er centreret omkring Office 365. Det omfatter blandt andet drop in-træningssessioner for omkring 6.000 ansatte, hvor de kunne blive fortrolige med værktøjer som Yammer og Microsoft Teams.
Skalér dine data flows og analytics, så du kan bruge dine data til at træffe beslutninger og ikke blot til rapportering.
Gå all-in på den agile metode og spred den agile tankegang til resten af organisationen.
Eksperimenter med ny teknologi. Du behøver ikke være first-mover, men hvis du venter, til teknologien er helt moden, vil du være bagefter konkurrenterne.
By taking the test you will unlock access to Digital at Scale cases featuring insights from 10 selected CIOs across industries: Arla, Bang & Olufsen, Copenhagen Airport, Danish Capital Region, Danish Crown, Lundbeck, Nilfisk, Octapharma, Spar Nord and Stark.
Når du har taget testen, får du adgang til eksklusive Digital at Scale cases med indsigter fra 10 udvalgte CIOs på tværs af brancher: Arla, Bang & Olufsen, Copenhagen Airport, Region Hovedstaden, Danish Crown, Lundbeck, Nilfisk, Octapharma, Spar Nord og Stark.
Jonas Dan Jørgensen
CIO, Copenhagen Airports
Jonas Dan Jørgensen
CIO, Copenhagen Airports
The report on Digital Innovation draws on the answers of 250 respondents in the spring of 2018. Also, we have supplemented the publication with interviews of 6 innovative CIOs, who contribute with their insightful input and experiences.
Få resultatet af sidste års Forventningsbarometer om digital innovation, som trækker på besvarelserne fra 250 respondenter. Vi har krydret rapporten med interviews af 6 innovative CIOs, der bidrager med deres skarpe input og erfaringer.
At NNIT we supply the right gear and targeted services to help your business scale up from fragmented digital pilots to implementation of an agile digital mindset throughout the organization. Visit our Digital Transformation hub, and learn about the counselling and solutions that can bring you to the next level.
Uanset, hvor din virksomhed står i dag, vil vi gerne hjælpe i processen
med at drive digital transformation videre og
nå dine mål.
Besøg vores univers om digital transformation, og se nærmer på det gear og den rådgivning, vi
tilbyder din virksomhed.
Transformation &
Growth
Transformation &
Growth
Agility &
Always on
Agility &
Always on
Experiences &
Productivity
Experiences &
Productivity
Security &
Compliance
Security &
Compliance
